Devemos estar preparados e ter uma estratégia definida para enfrentar cenários imprevistos de forma a conseguir manobrar e reagir em situações onde o descontrole parece total
Foto: Douglas Magno/O Tempo/Estadão Conteúdo
Recentemente nas nossas memórias, temos os impactos da Greve dos Caminhoneiros de 2018 que impactou severamente a distribuição de cargas no país e causou diversos problemas de abastecimento em muitos setores da economia. A paralização durou dez dias intermináveis em um momento em que as pessoas não estavam preparadas para quaisquer adversidades desse tamanho. O crescimento das filas de pessoas desesperadas por compras nos supermercados e filas para abastecer o automóvel eram os principais assuntos dos telejornais.
Após as diversas intercorrências políticas do nosso país nos últimos anos, observamos uma crescente pressão para mudanças de alguns políticos que jogam contra o desenvolvimento do país dentro dos três poderes, o que é percebido com cada vez mais clareza pelos trabalhadores e diversos profissionais que se esforçam noite e dia para um país melhor. Esse cenário, um pouco diferente de 2018 nos faz entender um pouco melhor que a duração dos possíveis bloqueios, pressão popular e desfecho da história são uma incógnita.
Devemos estar preparados e ter uma estratégia definida para enfrentar cenários imprevistos, influenciar e gerenciar todos os pontos aos quais temos acesso na nossa rede de contato de forma a conseguir manobrar e reagir em situações onde o descontrole parece total.
A estratégia, segundo o dicionário Michaelis, é: “a arte de utilizar planejadamente os recursos que se dispõe ou explorar de maneira vantajosa a situação e condições favoráveis que porventura se disfrute de modo a atingir determinados objetivos”. Isso se confunde com os objetivos que temos que enfrentar diariamente em nossas operações sendo um entendimento importante para quem busca desenhar um planejamento estratégico.
A construção de um plano de emergência para enfrentamento de situações complicadas, crises e outros distúrbios deve considerar toda a complexidade do negócio para o qual se trabalha, sendo muito diferente um plano de uma cadeia de suprimentos farmacêutica, de uma food-service, de uma agro, de uma automotiva ou de um e-commerce. Os pilares para construção do plano devem ser claros e auxiliarão no contorno das adversidades.
Antes de iniciar a construção dos planos, é importante nomear uma equipe de trabalho que ficará focada apenas no gerenciamento da emergência. Essa equipe deve ser multifuncional com representantes de todos os departamentos de maneira a permitir que as decisões sejam tomadas na maior velocidade e segurança possível. Um comitê de gerentes ou diretores pode ser essencial.
- Mapeamento do negócio: Todos os gestores devem ter em suas mãos um mapa do negócio para entender com clareza e poder comunicar à equipe de gestão dos recursos, qual é a situação atual do negócio, pontos de abastecimento e distribuição e principalmente tamanho e qualidade dos estoques em cada um dos pontos. O objetivo aqui é identificar os potenciais de ruptura.
- Informação atualizada e confiável: O monitoramento em tempo real dos bloqueios e do andamento das situações de emergência deve ser feito por uma ou mais pessoas da equipe dedicadas exclusivamente ao levantamento das informações e comunicação para o restante da equipe. Importante evitar cruzamento de informações e fontes divergentes.
- Mapeamento de rotas e caminhos alternativos: Em alguns momentos é possível identificar rotas alternativas ou veículos alternativos para abastecer os pontos mais críticos da sua operação evitando ou atenuando os efeitos de ruptura como resultado dos bloqueios.
- Plano de comunicação: Temos muitos exemplos de como a informação mal transmitida pode gerar o caos desnecessário em uma sociedade. A definição do plano de comunicação passa pela seleção das fontes de informação, canais de comunicação internos entre os departamentos e canais de comunicação externos, para compartilhamento de informações com os clientes.
- Planejamento de atendimento e estabilização: Após a finalização dos bloqueios, é muito importante ter um plano claro e detalhado do que se deve fazer. Priorizações de remessas e atendimentos, reorganização de pedidos e até limpeza de sistema devem ser planejados e ajustados para permitir o retorno ao normal o mais rápido possível.
A elaboração de um plano estratégico para gerenciamento de crises não costuma ser a prioridade da maioria dos gestores no nosso país, porém essencial para a sobrevivência e perenidade dos negócios em momentos complicados. Nunca saberemos quando será a próxima.
A comunicação é a ferramenta mais eficaz para a garantia do trabalho da equipe envolvida e deve ser cuidadosamente planejada e coordenada, a fim de garantir a motivação e engajamento da equipe durante o período de alto stress e incerteza garantir o abastecimento dos clientes e mercados consumidores dos produtos essenciais atenuando ao máximo os impactos gerados pela situação.
O artigo sobre o plano de emergência completo para atendimento de uma operação de Food Service durante a crise de 2018 foi publicado na Edição N. 68 e está disponível aos assinantes.
Por Paulo Tavares
Consultor e Professor FGV, é fundador da Tavares Consultoria e Treinamento (www.tavaresconsult.com.br), oferece experiência de mais de 25 anos em Supply Chain Management e ocupou cargos importantes em diversas empresas, dentre elas Thyssenkrupp, Natura e Bosch. Possui experiência em projetos logísticos internacionais de grande porte e gestão de equipes de alto desempenho em ambientes complexos de indústria e varejo em diferentes segmentos. Professor de MBA da Fundação Getúlio Vargas - FGV nas áreas de Gestão de Operações & Supply Chain, Estratégia, Finanças e Projetos.
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