Parceira oficial da Fujitsu do Brasil, a Easy Doc inovou, ao customizar uma avançada solução para o controle e a gestão de comprovantes de entrega e, atualmente, a Danone é um dos clientes que atestam a qualidade e a eficiência dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.
Idealizada em 2006 para atender à grande demanda por controle de processos e documentos, a Easy Doc é uma assessoria e consultoria especializada em Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que, entre outros diferencias, inovou na solução para a gestão de comprovantes de entrega, conquistando um grande know-how no atendimento a importantes indústrias e empresas do setor de transporte e logística.
Graças à sua patenteada customização do scanner Fujitsu, os clientes da Easy Doc já podem digitalizar até 60 canhotos/comprovantes de entrega por minuto, indexando-os automaticamente em lotes, que podem ser localizados por critérios definidos de pesquisa.
Em 2013, em um cenário no qual 150 mil notas emitidas por mês eram controladas manualmente, a Danone se viu desafiada a encontrar uma solução para agilizar o retorno das informações solicitadas aos centros de distribuição (responsáveis pela administração desses documentos) e efetuar o pagamento de fretes, já dispondo da efetiva confirmação das entregas, além da necessidade de aperfeiçoar a rastreabilidade dos canhotos e gerar relatórios de controle e performance.
Para atender a essas solicitações da Danone e de outros tantos clientes de diferentes tamanhos e segmentos, a Easy Doc conta com os recursos de Optical Character Recognition (OCR) e barcode, integrados ao Easy Doc ECM, que interpretam e reconhecem nas imagens digitalizadas os caracteres ou códigos de barras utilizados para a identificação desses documentos, permitindo que eles sejam integrados a bases de dados, Enterprise Resource Planning (ERPs), sistemas Transportation Management System (TMS) e para controle de frete. Assim, além de preservar a qualidade da informação, o Easy Doc ECM oferece vantagens que otimizam a rotina administrativa, incluindo a visualização dos comprovantes de entrega na web, em tablets e smartphones, a sua organização e armazenamento digital e físico, a facilidade da consulta online, disponibilizada a qualquer usuário com acesso permitido, o envio de e-mails a partir do próprio Easy Doc ECM e a emissão de relatórios para controles gerenciais.
A gerente pleno de Auditoria e Controles Internos da Danone, Ana Guimarães, considera que, “hoje, um retorno que demorava uma média de 40 dias é algo que nós consultamos em apenas um minuto. Basta entrar no sistema e digitar o número da nota fiscal ou o número da viagem para o canhoto ou o protocolo de entrega ser visualizado. Além disso, nós conseguimos realocar pessoas para outras áreas. Para mim, é como se a Easy Doc fosse um dos nossos braços, um outro departamento da Danone e não um fornecedor.”
Quem leu esse artigo, também se interessou pelos conteúdos abaixo
